Powoli przygotowujmy się do zorganizowania wyborów do rady pracowników

Uwaga! To jest archiwalna aktualność przeniesiona ze starej strony – mogą występować techniczne problemy w sposobie wyświetlania treści

Tylko do 8 lipca br. działają w firmach rady pracownicze powołane przez związek zawodowy albo przez zatrudnionych, ale spośród kandydatów wskazanych przez związek. Chyba że zmienią się przepisy

Jeśli wejdzie w życie nowelizacja ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji w kształcie zaproponowanym przez Senat, być może obecne rady powołane przez związek jeszcze podziałają jakiś czas. Ten bowiem chce, aby ich kadencja upłynęła dopiero zgodnie z pierwotnym terminem ich wyboru.

Wkrótce w Sejmie więc rozgrywać się będzie istotna dyskusja o kształcie przepisów przejściowych. Trybunał Konstytucyjny, który zakwestionował wybór rad z desygnacji związkowej lub mieszanej, dał bowiem do wyboru: funkcjonowanie ich do końca kadencji lub jej skrócenie z jednoznacznym określeniem czasu, w jakim powinny odbyć się wybory nowych rad pracowników. A wybory te miałyby już zostać przeprowadzone według znowelizowanych zasad.

Przedstawiając procedurę wyłaniania rad, zakładamy, że Sejm nie przystanie na propozycję izby wyższej parlamentu lub do 8 lipca 2009 r. nie zdążą wejść takie przepisy.

Były trzy sposoby

Przypominamy, że rady pracowników to forma przedstawicielstwa personelu, której wprowadzenie wymogła na nas Unia Europejska. Polska uczyniła to w ustawie z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550 ze zm., dalej ustawa). Akt ten nakazywał utworzenie u niemal wszystkich pracodawców prowadzących działalność gospodarczą i zatrudniających minimum 50 osób nowych organów reprezentacji załogi, zwanych radami pracowników. Musimy je informować o ważnych sprawach ekonomicznych i kadrowych dotyczących zakładu, a te ostatnie kwestie także z nimi konsultować.

Pierwotnie ustawa przewidziała trzy sposoby ustanowienia rad pracowników u wymienionych pracodawców:

DESYGNACJA – w przedsiębiorstwach, gdzie działa chociaż jedna reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa. Organizacja ta wskazywała po prostu członków tego organu, a pracownicy nie mieli żadnego wpływu na jej decyzję.
MIESZANY – w firmie objętej działaniem przynajmniej dwóch związków reprezentatywnych, które nie były w stanie porozumieć się co do desygnacji członków rady. W takiej sytuacji związki podpowiadały tylko kandydatów do zasiadania w radzie, na których głosowali sami zatrudnieni.
DEMOKRATYCZNY – tam, gdzie brakowało reprezentatywnych związków, radę wybierali sami pracownicy w powszechnym i równym głosowaniu.

Trybunał nakazał zmiany

Rady pracowników były powoływane w trzech etapach. Do dziś powinny istnieć u każdego przedsiębiorcy zatrudniającego przynajmniej 50 osób. Z danych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynika, że związkowych jest cztery razy więcej niż ustanowionych wyłącznie przez podwładnych.

Dlatego u większości pracodawców trzeba teraz szykować demokratyczne wybory rady, wyłonionej tylko przez pracowników. Zdecydował tak Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 1 lipca 2008 r. (K 23/07), który wszedł w życie 8 lipca 2008 r. (data ogłoszenia orzeczenia w DzU nr 120, poz. 778).

Trybunał zakwalifikował istnienie rad związkowych jako sprzeczne z ustawą zasadniczą. Skrytykował przepisy (art. 4 ust. 1, 3 i 5 ustawy) regulujące tryb powoływania rady u zatrudniających co najmniej 50 pracowników, gdzie działa jedna bądź więcej reprezentatywnych zakładowych organizacji związkowych. Zakwestionował m.in. to, że zatrudnieni w takich firmach i niebędący członkami tych organizacji nie mają żadnego wpływu na skład osobowy rady. Trybunałowi nie spodobało się także to, że:

reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa lub takie związki decydują nie tylko o składzie rady, ale także o odwołaniu poszczególnych jej członków przed upływem kadencji,
pracodawca, u którego jest rada powołana przez podwładnych, może zostać powiadomiony na piśmie o objęciu go zakresem działania reprezentatywnej organizacji związkowej; w takiej sytuacji mandaty członków rady wygasają z mocy prawa po sześciu miesiącach od uzyskania takiej informacji.

Zdając sobie sprawę z rangi i skutków werdyktu, Trybunał przesunął jego wejście w życie o rok, czyli do 8 lipca 2009 r. Do tego czasu podwładni sami powinni wyłonić te organy w demokratycznych wyborach. Jeśli tego nie zrobią, rady związkowe i tak przestaną funkcjonować 8 lipca 2009 r. Oznacza to, że w firmie dopóty nie będzie tej formy przedstawicielstwa personelu, dopóki pracownicy sami go nie ustanowią.

Ilu do reprezentacji

W skład rady pracowników wchodzi u pracodawcy zatrudniającego:

od 50 do 250 pracowników – trzech pracowników,
od 251 do 500 pracowników – pięciu pracowników,
powyżej 500 pracowników – siedmiu pracowników.

Rządziły silne związki

Reprezentatywną w rozumieniu art. 24125a § 1 k.p. jest zakładowa organizacja związkowa:

będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną na podstawie art. 24117 § 1 pkt 1 k.p., pod warunkiem że zrzesza co najmniej 7 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy (np. organizacje zakładowe NSZZ „Solidarność”, związki zawodowe zrzeszone w OPZZ), lub
zrzeszająca co najmniej 10 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

JAK KROK PO KROKU POWOŁYWAĆ PRZEDSTAWICIELSTWO ZAŁOGI W PRZEDSIĘBIORSTWIE

KROK 1. Musimy zawiadomić podwładnych o zatrudnianiu przynajmniej 50 osób

Jest to sygnał dla załogi, że ma ona prawo powołać swój organ przedstawicielski i powinna się już szykować do wyborów.

Zgodnie z art. 7 ustawy mamy obowiązek tworzyć u siebie radę pracowników, jeśli angażujemy przynajmniej 50 zatrudnionych. O przekroczeniu tego limitu informujemy załogę niezwłocznie >patrz wzór pisma. Chodzi o średni stan zatrudnienia z sześciu miesięcy poprzedzających dzień przekazania personelowi pisma o wyborach do rady pracowników (art. 7 ust. 5 ustawy). Są wątpliwości, jak ustalać przeciętną liczbę pracowników: według miesięcy kalendarzowych czy licząc ciągiem wstecz od dnia przesłania tego powiadomienia. Eksperci są podzieleni. Uważam jednak, że jedynym rozsądnym wyjściem jest przyjęcie za podstawę miesięcy kalendarzowych. Aby więc wychwycić moment osiągnięcia limitu średniego zatrudnienia przynajmniej 50 osób, musimy na bieżąco weryfikować liczebność kadr. Wystarczy np. sprawdzać ją regularnie ostatniego dnia każdego miesiąca.

Na tym nie koniec wątpliwości. W świetle art. 7 ust. 3 ustawy, aby obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, dodajemy liczbę zatrudnionych w kolejnych miesiącach i otrzymaną sumę dzielimy przez sześć. Problem w tym, że nie wiadomo, jak liczyć stan przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach. Nie pozostaje zatem nic innego, jak zaproponować metody statystyczne służące do oszacowania średniego zatrudnienia dla celów naliczenia odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Chodzi o jedną z trzech metod określonych w załączniku do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 17 stycznia 2008 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na 2008 r. (DzU nr 36, poz. 202 ze zm.), czyli:

uproszczoną – do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu; zsumowaną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca dzielimy po prostu przez dwa;
średniej chronologicznej – dodajemy połowy stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca przeliczonego na pełne etaty oraz pełną liczbę zatrudnionych z 15 dnia miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty, a wynik dzielimy przez dwa; mogą jej używać firmy o małej rotacji kadr zamiast metody uproszczonej;
średniej arytmetycznej – polecana przedsiębiorstwom o dużej rotacji załogi, np. angażującym pracowników sezonowych, czy agencjom pracy tymczasowej. Dobra będzie także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega na dodaniu zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty. Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez dni kalendarzowe miesiąca.

Jeśli działamy krócej niż sześć miesięcy, dodajemy średnie liczby zatrudnionych z miesięcy funkcjonowania i dzielimy przez liczbę tych miesięcy.

Po przekroczeniu wymienionego limitu zatrudnionych mamy obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym pracowników. Ustawa nie narzuca formy pisemnej ani nie zakreśla żadnego terminu. Niektórzy eksperci tłumaczą, że chodzi o 14 dni. Niemniej za zwlekanie z wykonaniem tej dyrektywy grozi pracodawcy kara ograniczenia wolności albo grzywna w postępowaniu w sprawach o wykroczenia, gdzie oskarżycielem publicznym jest inspektor pracy (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy).

KROK 2. Szef nie kiwnie palcem, zanim pracownicy nie złożą wniosku o wybory

Personel zawiadomiony o przekroczeniu limitu zatrudnienia powinien złożyć podanie o zorganizowanie głosowania do rady. Bez tego nie musimy, a wręcz nie możemy nic robić.

Po orzeczeniu Trybunału Konstytucyjnego z 1 lipca 2008 r. inicjatywa powołania rady należy więc wyłącznie do pracowników. Przynajmniej 10 proc. z nich powinno nam przekazać wniosek o przygotowanie wyborów. Wniosek ten niekoniecznie ma mieć formę jednego pisma parafowanego przez wszystkich zatrudnionych stanowiących przynajmniej owe 10 proc. Dopuszczalne jest, aby np. osiem osób z 80-osobowej załogi dostarczyło osiem oddzielnych wniosków. Firma jest zobowiązana je uwzględnić, bo razem daje to 10 proc. pracowników.

Zastrzegam, że w tej sytuacji nie stosujemy metody ustalania średniego stanu zatrudnienia z sześciu miesięcy, określonej w art. 7 ustawy. Sprawdzając, czy wniosek złożyło przynajmniej 10 proc. pracowników, liczymy zatem osoby. Gdy okaże się, że podpisów jest za mało, powinniśmy zawiadomić o tym jego autorów. Czekamy wtedy na nowy prawidłowy wniosek.

Ustawa nie wyznacza żadnego terminu, do kiedy ma trafić na nasze biurko wniosek o zorganizowanie głosowania. Największą bolączką dotychczasowych doświadczeń w powoływaniu nowej formy reprezentacji personelu było to, że podwładni wcale nie kwapili się do jego przekazania. Powody były różne: słaba znajomość przepisów, obawy przed stratą posady czy brak chętnych do zasiadania w radzie. Niezależnie od przyczyny milczenia zatrudnionych pracodawcy nie wolno ich przymusić do wykonania jakiegokolwiek ruchu. Nie możemy ich w niczym wyręczać. Potwierdziła to Państwowa Inspekcja Pracy, przyznając, że w takiej sytuacji nie mamy obowiązku sami rozpisywać wyborów. Czekamy zatem na pisemny wniosek grupy co najmniej 10 proc. pracowników (interpretacja GIP z 13 lip-ca 2006 r., GNP-152-4560-361/06/PE).

Uwaga! Czytelnicy często pytają, czy mamy obowiązek poinformować tym razem pracowników o możliwości powołania rady i jej uprawnieniach. Ustawa przewiduje wprawdzie taki nakaz w art. 25 ust. 2, ale dotyczył on pierwszych etapów tworzenia tych organów. Nakazywała powiadomić pracowników o tym w ciągu czterech miesięcy od wejścia ustawy w życie, czyli najpóźniej 28 lipca 2006 r. Podważając istnienie uzwiązkowionych rad pracowników, Trybunał nie wskazał, że należy ten obowiązek pracodawcy zachować w ustawie. Nie uznał tak też ustawodawca, który w tym względzie ustawy nie ruszył. Skoro tak, nie musimy informować zatrudnionych o możliwości utworzenia rady pracowników i jej kompetencjach.

KROK 3. Po otrzymaniu wniosku zatrudnionych zaczynamy procedurę wyborczą

Po otrzymaniu wniosku od pracowników o organizację wyborów czas, aby firma powiadomiła ich o dacie przeprowadzenia wyborów do rady. Informację taką przekazujemy najpóźniej na 30 dni przed datą wyborów. Pisma w tej sprawie przekazujemy im w trybie zwyczajowo u nas przyjętym, czyli np. przez intranet, na tablicy ogłoszeń, w odrębnym druku.

Datę wyborów wyznaczamy sami, bez konieczności jej konsultacji z podwładnymi. Wprawdzie ustawa znowu nie ogranicza nas żadnym terminem, ale nie powinniśmy z tym zwlekać. Niezorganizowanie wy- borów do rady lub ich utrudnianie jest bowiem obłożone sankcją ograniczenia wolności lub grzywny.

Jednocześnie wyznaczamy też zatrudnionym ostateczny termin – nie krótszy niż 21 dni – na zgłaszanie kandydatów. Kandydatów zgłaszają na piśmie grupy przynajmniej:

10 zatrudnionych – w zakładach angażujących do 100 pracowników włącznie,
20 zatrudnionych – powyżej 100 pracowników.

– Co należy zrobić w sytuacji, gdy podwładni wcale się nie spieszą ze wskazaniem kandydatów na członków rady albo brakuje chętnych do zasiadania w tym organie, a ewentualni liderzy załogi odmawiają? Czy mimo to jesteśmy zobowiązani zorganizować wybory do rady? – pytają przedsiębiorcy.

Absolutnie nie. Trzeba czekać na ruch ze strony załogi, bo inaczej narażamy się na zarzut manipulowania nią i doboru posłusznych nam figurantów.

Kto kandyduje

Kandydatem może zostać każdy pracownik z co najmniej rocznym stażem zatrudnienia w firmie, chyba że działa ona krócej. W stażu tym uwzględniamy też pracę w poprzednim zakładzie, jeśli zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie art. 231 k.p. Także w innych sytuacjach przejścia zakładu, gdy przepisy szczególne przewidują następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzednika. Taką regulacją odrębną jest np. art. 6 ustawy z 30 sierpnia 1996 r. o komercjalizacji i prywatyzacji (DzU z 2002 r. nr 171, poz. 1397 ze zm.). W świetle tego przepisu pracownicy komercjalizowanego przedsiębiorstwa państwowego stają się z mocy prawa pracownikami powstałej w ten sposób spółki; nie dotyczy to jednak dyrektora przedsiębiorstwa państwowego ani osób zatrudnionych na podstawie powołania.

Wliczenie zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy nie wchodzi więc w grę w razie przejęcia pracowników nie na podstawie ustawy, ale porozumienia pracodawców. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 20 maja 1977 r. (I PZP 18/77). W rezultacie do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość ochrony przed zwolnieniem, przyjmuje się również pracę w zakładzie, który zmienił właściciela w drodze dziedziczenia, czasami dzierżawy bądź nawet faktycznego przejęcia majątku.

Do rady wybieranej przez zatrudnionych nie mogą kandydować następujący pracownicy:

kierujący jednoosobowo zakładem i ich zastępcy,
wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem,
młodociani,
główny księgowy,
radca prawny.

Ustawa nie wyklucza jednak z rady pozostałych pracowników zatrudnionych w firmie na wysokich stanowiskach menedżerskich czy też wchodzących w skład jej rady nadzorczej.

Kto głosuje

Czynne prawo wyborcze oznacza, kto ma prawo głosować na członka rady. Przysługuje ono niemal wszystkim zatrudnionym, z wyjątkiem młodocianych. Chodzi, oczywiście, wyłącznie o zaangażowanych w formie stosunku pracy, a więc na podstawie umów o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Nie wolno zatem głosować osobom wykonującym umowy cywilnoprawne (np. zlecenia, o dzieło, kontrakt menedżerski) ani chałupnikom.

KROK 4. Głosownie odbywa się w dniu roboczym

Przepisy narzucają, aby strony wybrały komisję wyborczą, która zajmie się przygotowaniem wyborów do rady pracowników.

Sposób powołania komisji wyborczej, skład i sposób działania oraz tryb przeprowadzenia wyborów określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zatrudnionymi wyłonionymi w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie, np. w drodze głosowania całej załogi lub zgłoszenia kandydatów przez pewną grupę i ich akceptację przez resztę. Na daną wersję regulaminu musi się zgodzić przedstawicielstwo pracowników. Gdy kierownik nie może dojść z nim do porozumienia w ciągu 30 dni od przekazania propozycji, sam przyjmuje regulamin, uwzględniając dotychczasowe ustalenia. Ustawa nie precyzuje szczegółowego trybu działania komisji ani jej składu. Mogą się w niej zatem znaleźć zarówno przedstawiciele personelu, jak i kierownictwa. Bez wątpienia jednak do jej najważniejszych zadań należy:

przyjmowanie zgłoszeń kandydatów na członków rady pracowników i ich weryfikacja,
rozpowszechnienie listy kandydatów,
czuwanie i kontrola nad prawidłowością przebiegu wyborów do tego organu,
ogłoszenie osób, które wygrały wybory,
rozpatrywanie wniosków o unieważnienie głosownia lub dotyczących innych uchybień formalnych,
ewentualne przeprowadzenie wyborów uzupełniających.

Takie elementy powinien odzwierciedlać opisany regulamin funkcjonowania komisji wyborczej. Powinien on określać przede wszystkim:

liczbę i strukturę wewnętrzną komisji (przewodniczący, wiceprzewodniczący, sekretarz, pozostali, szeregowi członkowie) i podział zadań między nimi,
tryb zwoływania i odbywania posiedzeń komisji,
sposób zwoływania i utrwalania posiedzeń komisji (np. wideo, spisywanie pisemnego protokołu posiedzeń),
metodę podejmowania uch-wał przez komisję i innego rodzaju decyzji,
tryb rejestracji zgłoszeń kandydatów na członków rady pracowników i ich sprawdzania pod kątem spełniania ustawowych warunków,
liczenie oddanych głosów i ogłaszanie wyników,
sytuacje powodujące unieważnienie wyborów i ewentualne przeprowadzenie uzupełniających.

Tylko bezpośrednio

Wybory odbywają się w dniu roboczym, najpóźniej w ciągu 30 dni od ustalenia regulaminu komisji wyborczej. Są bezpośrednie, co znaczy, że nie jest dopuszczalne oddanie głosu przez pełnomocnika. Uprawniony musi to zrobić osobiście.

Najlepiej, aby wybory odbyły się na ogólnym zebraniu pracowników lub w inny sposób w nim przewidziany, np. poprzez wrzucanie do urn kart wyborczych. Specjaliści dopuszczają także głosowanie za pośrednictwem poczty, faksu, a także kanałów komunikacji wirtualnej: e-mailem lub przez Internet.

W tej ostatniej sytuacji trzeba jednak zapewnić odpowiedni poziom zabezpieczenia głosu oddanego przez pracownika e-mailem, gwarantującego jego tajność.

Zasada tajności polega bowiem na zagwarantowaniu pracownikowi takiego komfortu wyborów, aby oddał głos w spokoju, a nie w obecności innych osób czy, co gorsza, członków komisji wyborczej.

Ustawa nakazuje przeprowadzenie wyborów w dniu roboczym po to, aby zapewnić wysoką frekwencję zatrudnionych. Nie wymusza jednak głosowania w godzinach pracy. Ponadto niektórzy eksperci podkreślają, że wybory trwające więcej niż jeden dzień są nieważne. Większość z nich dopuszcza jednak rozciągnięcie ich na dwa czy trzy dni, zwłaszcza w wielkich firmach wielooddziałowych, jeśli wymagają tego względy techniczne.

W głosowaniu musi wziąć udział przynajmniej 50 proc. zatrudnionych u pracodawcy. Jeśli frekwencja będzie niższa, po upływie 30 dni następują ponowne wybory. Te zachowują ważność bez względu na liczbę uczestników. Wygrywają ci, którzy otrzymają kolejną największą liczbę głosów. Jeśli niektórzy dostaną tyle samo głosów, a do obsadzenia jest mniej miejsc, stają w szranki w kolejnych wyborach.

Pierwsze posiedzenie nowego organu

Rada działa od pierwszego posiedzenia, które pracodawca zwołuje najpóźniej w ciągu 30 dni od wyborów. Musi powiadomić o nim każdego członka odpowiednio wcześniej, np. najpóźniej na dwa tygodnie przed, w terminie i w sposób ustalony np. w regulaminie komisji wyborczej. Ma zatem np. dostarczyć wezwanie osobiście, e-mailem, faksem, umieszczając na tablicy ogłoszeń, za pośrednictwem intranetu.

Na pierwszym zebraniu rada wybiera przewodniczącego. Ustawa nie narzuca określonej hierarchizacji tego gremium, ale członkowie, jeśli zechcą, mogą utworzyć inne funkcje, np. wiceprzewodniczącego, sekretarza czy skarbnika. Te i inne kwestie określają w regulaminie. Dokument ten powinien zatem ustalać m.in.

podstawę działania organu,
jego rolę jako ciała współdecydującego o losach firmy,
strukturę – kto jakie stanowiska zajmuje,
tryb prowadzenia posiedzeń,
rodzaje i znaczenie dokumentów wydawanych przez radę,
uprawnienia rady,
status członków.

Co ustalił Senat

14 maja 2009 r. Senat przyjął projekt ustawy o zmianie ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji i podjął uchwałę w sprawie wniesienia do Sejmu tego projektu. Ma on dostosować przepisy do wyroku TK i zmierza do usunięcia niezgodności z konstytucją art. 4 ust. 1, 3 i 5 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji w zakresie, w jakim określony jest w nich tryb wyboru oraz odwołania rady pracowników w zależności od przynależności zatrudnionych do reprezentatywnej organizacji związkowej.

Autor: Renata Majewska

Źródło: Rzeczpospolita