Czy posiedzenia rady pracowników z pracodawcą powinny odbywać się w godzinach pracy?

Takie pytanie otrzymaliśmy od jednej z rad pracowników. Zachęcamy do zapoznania się z odpowiedzią, udzieloną przez stundetów z Koła Naukowego Prawa Pracy Uniwersytetu Łódzkiego:

Pracodawca nie jest zobowiązany do zwolnienia pracownika z obowiązków służbowych na czas zajęć w radzie pracowników za zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Od tej generalnej zasady istnieją jednak wyjątki, w których pracodawca zgody takiej udzielić musi lub można to na nim wymóc poprzez zgodne z ustawą spowalnianie prac rady w tych przypadkach, w których pracodawcy może zależeć na pośpiechu.

W art. 17 ust. 3 określone są dwa warunki, których spełnienie uprawnia członka rady pracowników do zwolnienia od pracy zawodowej w celu pełnienia obowiązków wynikających z członkostwa. Pierwszy z nich jest taki, że obowiązki te nie mogą być spełnione po godzinach pracy. Drugim warunkiem jest to, że dany członek rady nie może korzystać z podobnego zwolnienia z innego tytułu. Ten przypadek dotyczy członków związku zawodowego pełniących jednocześnie funkcje związkowe.

Dla przejrzystości argumentacji załóżmy, że w radzie pracowników nie zasiadają funkcyjni związkowcy lub duża ilość zajęć w radzie i w związku stwarza potrzebę poświęcenia dodatkowego czasu. Wtedy decydujący o zwolnieniu od obowiązków służbowych na czas zajęć w radzie pracowników będzie warunek pierwszy wymieniony w art. 17 ust. 3, czyli pracodawca ma obowiązek udzielenia wolnego na czas zajęć z tytułu zasiadania w radzie pracowników tylko w przypadku, jeżeli zajęcia te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy. Niestety, trudno argumentować, że rutynowe posiedzenie rady nie może odbywać się po regulaminowych godzinach pracy. Tak więc pracodawca jest uprawniony do odmowy zwolnienia ze świadczenia pracy za wynagrodzeniem, chyba że rada pracowników wykaże, iż jej posiedzenie lub inne czynności nie mogą się odbywać po regulaminowych godzinach pracy.

W jaki sposób można to wykazać? Po pierwsze, w przypadku zakładu pracy funkcjonującego w trybie ciągłym bądź zmianowym, jeżeli chociaż jeden z członków rady pracuje w innych godzinach niż pozostali, oczywistym jest, że posiedzenie rady musi wiązać się ze zwolnieniem przynajmniej jednego z jej członków ze świadczenia pracy na czas posiedzenia. Taki stan rzeczy daje alibi przewodniczącemu do zwoływania posiedzeń rady w regulaminowych godzinach pracy, nie istnieje bowiem możliwość wyznaczenia terminu posiedzenia poza godzinami pracy wszystkich członków rady. Oznacza to, że ten jeden członek rady pracowników będzie musiał poświęcić swój prywatny czas, jednakże uwolni to pozostałych członków rady od takiego poświęcenia. Przy kolejnym posiedzeniu członkowie rady mogą się zamienić rolami, by obciążenie rozkładało się sprawiedliwie.

Po drugie, na posiedzenia rady pracowników należy zapraszać, celem udzielenia informacji lub przeprowadzenia konsultacji członków, samego pracodawcę bądź inne osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie, a upoważnione przez pracodawcę do kontaktów z radą. Ponieważ osoby te obowiązuje regulaminowy czas pracy, a przynajmniej co do zasady rada pracowników ma prawo tak zakładać, posiedzenie musi się odbywać w godzinach regulaminowych ze względu na zaproszone osoby. Tym bardziej, że w przypadku rady pracowników powołanej przez związki zawodowe rada nie może narażać ich na koszty nadgodzin dla przedstawicieli pracodawcy. Oczywiście, gdy pracodawca zorientuje się w tym pomyśle, może zadeklarować udział swoich przedstawicieli w posiedzeniach rady poza godzinami pracy. Rada nic na to poradzić nie może, z wyjątkiem dopilnowania przy pomocy związków zawodowych lub inspektora pracy, by nadgodziny tych osób zostały prawidłowo rozliczone. Analogicznie, posiedzenie rady z udziałem innych osób z zewnątrz, np. inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, również musi mieć miejsce w regulaminowych godzinach pracy, ale oczywiście takie osoby nie będą często gościć na posiedzeniach.

Po trzecie, jeżeli przedsiębiorstwo działa w kilku odległych lokalizacjach, to w przypadku, gdy komunikacja publiczna nie gwarantuje dojazdu na posiedzenie rady i powrotu do miejsca zamieszkania w godzinach np. późnopopołudniowych i wieczornych, przewodniczący rady jest uprawniony do zwołania obrad na godziny umożliwiające taki dojazd.

Porządek obrad może wymagać kilku godzin, co w przypadku rozpoczęcia posiedzenia w godzinach popołudniowych uniemożliwiałoby powrót komunikacją publiczną do miejsca zamieszkania. Wtedy pracodawca powinien zgodzić się na zorganizowanie posiedzenia w regulaminowych godzinach pracy i zwolnienie członków rady ze świadczenia pracy, za wynagrodzeniem. Co istotne, w takich okolicznościach, o prawie do zwolnienia decyduje projekt porządku obrad, a nie porządek rzeczywiście zrealizowany. Przewodniczący rady może zwołać posiedzenie na godz. 15.00, planując wielogodzinne obrady, ale rada pracowników może suwerennie przerwać je np. o godzinie 16.00. Pracodawca ma obowiązek udzielenia zwolnienia z obowiązków służbowych na podstawie przewidywanego porządku obrad.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na przypadek konsultacji. To pracodawcy powinno zależeć na ich przeprowadzeniu, by nie narazić się na ukaranie przez Państwową Inspekcję Pracy. Rada ma tu możliwość przetrzymania sprawy do najbliższego rutynowego posiedzenia. Jeżeli regulamin rady pracowników przewiduje (lub w przypadku braku uregulowania kwestii częstotliwości obrad rady wynika to z dotychczasowej praktyki), iż posiedzenia odbywają się np. nie rzadziej niż raz na miesiąc (kwartał), to po zapoznaniu się z materiałem informacyjnym (nawet do 14 dni) przewodniczący rady powinien uwzględnić konsultację w porządku obrad najbliższego posiedzenia, nawet gdyby miało się ono odbyć za 30 dni lub dwa miesiące. Jeżeli pracodawcy zależeć będzie na szybszym terminie przeprowadzenia konsultacji i wystąpi o to do rady, można się na to zgodzić pod warunkiem zgody na zorganizowanie posiedzenia w godzinach pracy (można w takim przypadku uwzględnić także inne niż konsultacje punkty porządku obrad, dlatego warto posiedzenia łączyć z konsultacjami).

Konfliktowy pracodawca może akcentować obowiązek zajęcia stanowiska przez radę w terminie umożliwiającym mu wdrożenie zamierzonej decyzji, wynikający z art. 14 ust. 2 pkt 1. Nie powinno to jednak oznaczać zwoływania posiedzeń rady na każde skinienie pracodawcy, nie może on bowiem wymagać, by członkowie rady poświęcali swój prywatny czas w ilości większej niż przewidziana w regulaminie lub wynikająca z dotychczasowej praktyki. Rada pracowników dochowa terminu, jeżeli załatwi sprawę na najbliższym, rutynowym posiedzeniu, nawet gdyby miało ono miejsce za dwa miesiące. Powyższa taktyka wymaga konsekwentnego zgłaszania Państwowej Inspekcji Pracy każdego przypadku wdrożenia decyzji bez czekania na konsultację rady.

Niestety, bez nowelizacji ustawy nie ma możliwości odbywania posiedzeń rady pracowników w godzinach pracy bez uciekania się do wybiegów formalnych, by uzyskać zwolnienie z obowiązków służbowych z zachowaniem wynagrodzenia. Przepis art. 17 ust. 3 budzi wątpliwości co do zgodności z prawem, nikt bowiem nie może zmuszać kogokolwiek do świadczenia pracy nieodpłatnie. Tymczasem Ustawodawca wprowadza instytucję rady pracowników, przewidując konieczność zaangażowania czasowego bez wynagrodzenia. Instytut Spraw Obywatelskich będzie tę sprawę wyjaśniał.

Przygotowano w ramach projektu Centrum Wspierania Rad Pracowników dofinansowanego ze środków Narodowego Instytutu Wolności Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Wspierania Rozwoju Organizacji Poradniczych na lata 2022–2033.