Od 24 marca Rady w przedsiębiorstwach zatrudniających co najmniej 50 osób

Uwaga! To jest archiwalna aktualność przeniesiona ze starej strony – mogą występować techniczne problemy w sposobie wyświetlania treści

24 marca rozpocznie się drugi etap tworzenia nowej formy reprezentacji załogi. Rady pracowników muszą zakładać przedsiębiorcy, którzy osiągną po tej dacie poziom przynajmniej 50 zatrudnionych

Rady pracowników to kolejna forma partycypacji personelu w zarządzaniu zakładem. Pracodawca ma je informować o ważnych sprawach kadrowych i ekonomicznych, a te pierwsze także z nią konsultować. Kwestie te reguluje dokładnie ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550 ze zm.; ustawa). W ubiegłym roku zakończyła się pierwsza tura ich zakładania przez firmy mające przynajmniej 100 pracowników. Teraz pora na średnie podmioty, angażujące przynajmniej od 50 do 99 pracowników. Firma, gdzie stan zatrudnienia oscyluje w tych granicach, powinna się przygotować do powołania rady. Będzie musiała to bowiem zrobić, jeśli po 23 marca bieżącego roku osiągnie limit przynajmniej 50 pracowników. Według art. 7 ustawy chodzi tu o średnie zatrudnienie z ostatnich sześciu miesięcy poprzedzających dzień powiadomienia załogi o wyborach członkach rady. W liczbie tej uwzględniamy wszystkich zatrudnionych na podstawie umów o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Bez znaczenia jest przy tym rodzaj angażu (próbny, okresowy, inny terminowy, stały, sezonowy czy na zastępstwo) oraz rozmiar zatrudnienia (na pełnym etacie czy jego części). Pomijamy natomiast pracowników młodocianych, chałupników a także wykonawców innych umów cywilnych, np. zleceń, o dzieło. Swego czasu eksperci dyskutowali na temat wliczania do tego limitu osób przebywających na urlopach bezpłatnych czy wychowawczych. Wielu skłaniało się do wykluczenia zwłaszcza pierwszej kategorii, gdyż – w świetle art. 174 kodeksu pracy – urlopu bezpłatnego nie przyjmujemy do stażu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Inspekcja pracy uważa jednak, że obydwie kategorie bierzemy pod uwagę (patrz interpretacja GNP-152- 4560-425/06/PE). A to dlatego że z liczby zatrudnionych ustawa wyłącza wprost jedynie młodocianych.

Stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 22 sierpnia 2006 r.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550) liczbę zatrudnionych u pracodawcy pracowników ustala się na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich sześciu miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady pracowników. Osoby przebywające na urlopie wychowawczym czy bezpłatnym – mimo że nie świadczą pracy – są nadal pracownikami, zatem podlegają uwzględnieniu przy obliczaniu liczby zatrudnionych. Należy podkreślić, że ustawodawca dla celów obliczania liczby zatrudnionych wyłączył określoną kategorię pracowników, mianowicie pracowników młodocianych (art. 7 ust. 2). Skoro nie uczynił tego w odniesieniu do pracowników przebywających na urlopie wychowawczym czy bezpłatnym, osoby te powinno się brać pod uwagę do ustalenia liczby zatrudnionych u pracodawcy, opierając się na przepisie art. 7 ustawy.

ŚREDNIE ZATRUDNIENIE W MIESIĄCU LICZYMY NA KILKA SPOSOBÓW

Pułap przynajmniej 50 pracowników, który decyduje o obowiązku zakładania rad, ustalamy według przeciętnego zatrudnienia z sześciu miesięcy przypadających przed dniem powiadomienia załogi o wyborach

Firmy o dużej fluktuacji kadr zatrudniające około 50 osób będą mieć problemy z ustaleniem, czy w ogóle muszą wszczynać procedurę tworzenia rad pracowników. Zwłaszcza te, które w najbliższym miesiącu finiszują z redukcjami grupowymi lub też odwrotnie – zamierzają przyjąć większą grupę osób. Trudno im będzie ustalić, kiedy konkretnie po 23 marca br. uzyskają pułap przynajmniej 50 pracowników. Chcąc się o tym przekonać, muszą określić przeciętny stan zatrudnienia, co nie jest łatwe. Zgodnie z art. 7 ustawy badamy go bowiem według przeciętnej liczby zatrudnionych z sześciu miesięcy poprzedzających datę, kiedy to pracodawca powiadomił załogę o terminie wyborów. Reguła ta zawodzi jednak, a czasami wręcz nie można jej zastosować w praktyce. Nie da się bowiem zweryfikować wskazanych limitów zawsze na podstawie sześciu miesięcy sprzed daty zawiadomienia o wyborach. Przykładowo nie jest w stanie tego zrobić przedsiębiorca dopiero sprawdzający, czy musi powołać radę. A to dlatego że przecież nie wie jeszcze, czy w ogóle odbędą się u niego wybory. Nie ma on zatem pojęcia, kiedy konkretnie powiadomi podwładnych o wyborach członków rady i czy w ogóle będzie musiał wystosować taką informację. By sprawdzić, czy został osiągnięty pułap co najmniej 50 pracowników, należy, moim zdaniem, postąpić następująco.

Po pierwsze: Analizujemy sześć miesięcy sprzed 24 marca

Musimy obrać po prostu inną cezurę, jaką poprzedza analizowane sześć miesięcy – najlepiej 24 marca 2008 r., czyli datę wejścia w życie ustawy w części dotyczącej zatrudniających średnio przynajmniej 50 osób. I tu powstaje kolejny problem – ustawa nie mówi o sześciu miesiącach kalendarzowych, lecz poprzedzających dzień przekazania powiadomienia o wyborach do rady. Mimo to do rozliczeń przyjmujemy – moim zdaniem – właśnie miesiące kalendarzowe. Inaczej rachunki byłyby trudne bądź niemożliwe do przeprowadzenia, np. trzeba by liczyć średnie zatrudnienie z okresu od 25 września 2007 do 24 marca 2008 r. A wtedy kadrowym nie byłoby łatwo sprawdzić, ile firma miała pracowników właśnie 25 września ubiegłego roku. Znacznie prościej jest czynić takie ustalenia na pierwszy dzień miesiąca albo na ostatni. Wobec tego przeciętną liczbę zatrudnionych u pracodawców angażujących minimum 50 osób ustalamy, moim zdaniem, z okresu od 1 września ubiegłego roku do końca lutego bieżącego roku.

– Co jednak z przedsiębiorcami, którzy wprawdzie 24 marca 2008 r. nie będą jeszcze mieli średnio 50 pracowników, ale potem przyjmą kolejnych? Jak mają wychwycić moment osiągnięcia pułapu 50 zatrudnionych? Ustawa w art. 7 ust. 5 każe przecież powiadomić o tym personel natychmiast – pytają przedsiębiorcy.

Nie ma wówczas innego wyjścia, trzeba wprowadzić stały monitoring liczebności personelu. Nie jest również możliwe ustalenie limitu z sześciu miesięcy poprzedzających datę powiadomienia o wyborach (firma nie wie przecież, czy musi tworzyć radę). Dlatego wielkość załogi badamy zawsze na koniec kolejnych miesięcy kalendarzowych. Sprawdzając stan średniego zatrudnienia np. na koniec sierpnia, za punkt odniesienia przyjmujemy sześć wcześniejszych, pełnych miesięcy kalendarzowych, czyli od marca do sierpnia. Na koniec września znowu dokonujemy szacunków, tym razem z okresu od kwietnia do września. Tylko w ten sposób wywiążemy się, moim zdaniem, z tego obowiązku. Ustalając średnie zatrudnienie w danym miesiącu, stosujemy oczywiście jedną ze wskazanych niżej metod statystycznych, a z sześciu miesięcy – tryb postępowania opisany w trzech krokach.

Po drugie: Średnie zatrudnienie w każdym z miesięcy

Przepisy nic nie mówią, jak ustalać przeciętny stan zatrudnienia w każdym z sześciu miesięcy, na podstawie których ustalamy ogólne średnie zatrudnienie. Przykładowo 1 kwietnia 2008 r. firma może zatrudniać 59 osób, a 20 kwietnia już tylko 40. W takiej sytuacji należy się posiłkować odpowiednio jedną z trzech metod opisanych w objaśnieniach do statystycznego formularza Z-03 „Sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach...” – średniej arytmetycznej, uproszczonej i średniej chronologicznej.

Metoda uproszczona służy do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu. Polega na tym, że zsumowaną liczbę pracowników z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca dzielimy po prostu przez 2.

Przykład 1

By ustalić, czy musi utworzyć radę pracowników, spółka bada średnie zatrudnienie z okresu od 1 września br. do końca lutego 2008 r. metodą uproszczoną. Miała 1 września 47 pracowników, a ostatniego dnia tego miesiąca 50. Stosujemy metodę uproszczoną, dodając stan zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia września (47 + 50) i dzielimy przez 2. Przeciętna liczba zatrudnionych w danym miesiącu wynosi zatem 48,5 osoby.

Przy metodzie średniej chronologicznej dodajemy połowę stanu zatrudnienia z pierwszego dnia miesiąca, cały stan z 15 dnia miesiąca oraz połowę z ostatniego. Wynik dzielimy przez 2. Mogą jej używać firmy o małej rotacji kadr zamiast metody uproszczonej.

Przykład 2

Pracodawca angażował 1 stycznia bieżącego roku 52 pracowników, 15 stycznia – 48, a 31 stycznia 50. Chcąc wyliczyć przeciętne zatrudnienie miesiąca, sięgnął po metodę średniej chronologicznej. Zsumował więc połowę osób zatrudnionych 1 i 31 stycznia z wszystkim pracującymi 15 stycznia.

(1/2 x 52) + (1/2 x 50) + 48 = 26 + 25 + 41 = 92 osoby

Wynik dzielimy przez 2, co daje 46 – tylu pracowników firma średnio zatrudniała w styczniu. Stosując którąś z metod, każdy pracodawca dokonuje bilansu średniego zatrudnienia w każdym z sześciu miesięcy.

Metoda średniej arytmetycznej jest polecana przedsiębiorstwom o dużej rotacji personelu, np. angażującym pracowników sezonowych, agencjom pracy tymczasowej. Dobra będzie także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega na dodaniu zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca. Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez dni kalendarzowe miesiąca.

Przykład 3

Agencja pracy tymczasowej zatrudnia w lutym bieżącego roku:

piątek, 1 lutego – 47 osób,

sobota, 2 lutego – 47 osób (liczba przejęta z piątku),

niedziela, 3 lutego – 47 osób (liczba przejęta z piątku),

poniedziałek, 4 lutego – 56 osób,

wtorek, 5 lutego – 56 osób,

środa, 6 lutego – 56 osób,

czwartek, 7 lutego – 58 osób,

piątek, 8 lutego – 58 osób,

sobota, 9 lutego – 58 osób (liczba przejęta z piątku),

niedziela, 10 lutego – 58 osób (liczba przejęta z piątku),

poniedziałek, 11 lutego – 72 osoby,

wtorek, 12 lutego – 72 osoby,

środa, 13 lutego – 72 osoby,

czwartek, 14 lutego – 72 osoby,

piątek, 15 lutego - 34 osoby,

sobota, 16 lutego – 34 osoby (liczba przejęta z piątku),

niedziela, 17 lutego – 34 osoby (liczba przejęta z piątku),

poniedziałek, 18 lutego – 34 osoby,

wtorek, 19 lutego – 34 osoby,

środa, 20 lutego – 34 osoby,

czwartek, 21 lutego – 23 osoby,

piątek, 22 lutego – 23 osoby,

sobota, 23 lutego – 23 osoby (liczba przejęta z piątku),

niedziela, 24 lutego – 23 osoby (liczba przejęta z piątku),

poniedziałek, 25 lutego – 65 osób,

wtorek, 26 lutego – 65 osób,

środa, 27 lutego – 65 osób,

czwartek, 28 lutego – 65 osób,

piątek, 29 lutego – 65 osób.

Licząc przeciętny stan zatrudnionych w lutym, dodajemy najpierw pracujących w poszczególne dni tego miesiąca:

(3 x 47 osób) + (3 x 56 osób) + (4 x 58 osób) + (4 x 72 osoby) + (6 x 34 osoby) + (4 x 23 osoby) + (5 x 65 osób) = 141 + 168 + 232 + 288 + 204 + 92 + 325 = 1450 osób

Wynik dzielimy przez dni kalendarzowe stycznia, co daje 50 osób (1450 : 29 dni). Tyle właśnie wynosi średnie zatrudnienie w styczniu.

Po trzecie: Dodajemy przeciętne z sześciu miesięcy

Kiedy już ustalimy średnie zatrudnienie w każdym z analizowanych sześciu miesięcy, możemy się brać za ustalenie przeciętnej z całego okresu. Sumujemy w tym celu średnie stany zatrudnienia (oszacowane według opisanych metod) w każdym z sześciu pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających datę wejścia ustawy w życie (23 marca 2008 r.) i dzielimy przez 6.

Przykład 4

Średnie stany zatrudnienia wyniosły w firmie:

we wrześniu 2007 r. 57,5 osoby,
w październiku 2007 r. 58 osób,
w listopadzie 2007 r. 43 osoby,
w grudniu 2007 r. 41 osób,
w styczniu 2008 r. 38 osób,
w lutym 2008 r. 37 osób.

By ustalić, czy pracodawca musi tworzyć radę, dodajemy średnie liczby zatrudnionych z poszczególnych miesięcy, a następnie dzielimy przez 6.

57,5 + 58 + 43 + 41 + 38 + 37 = 274,50274,50 : 6 miesięcy = 45,75 osoby

Wychodzi 45,75 osoby zatrudniane średnio w ciągu badanych sześciu miesięcy. Firma nie musi więc powoływać rady pracowników zaraz po 23 marca przyszłego roku. Powinna jednak nadal badać zatrudnienie w kolejnych miesiącach. Gdy osiągnie średnio 50 osób, będzie zobowiązana zorganizować wybory.

Przykład 5

Załóżmy, że w marcu spółka będzie zatrudniała średnio 53 osoby. Wcześniej jednak bywało różnie, bo personel ulegał znacznym rotacjom. Przeciętna liczba pracowników od września ubiegłego roku do lutego bieżącego roku wynosiła:

we wrześniu 2007 r. 56 osób,
w październiku 2007 r. 50 osób,
w listopadzie 2007 r. 47 osób,
w grudniu 2007 r. 46 osób,
w styczniu 2008 r. 48 osób,
w lutym 2008 r. 55 osób.

56 + 50 + 47 + 46 + 48 + 55 = 302

302 : 6 miesięcy = 50,33 osoby

Spółka powinna zatem szykować się do ustanowienia rady.

Inaczej rachunki wyglądają w przedsiębiorstwach działających krócej niż sześć miesięcy. Za ich podstawę przyjmujemy pełne miesiące kalendarzowe poprzedzające 23 marca 2008 r., a sumę pracowników dzielimy przez liczbę tych miesięcy. Załóżmy, że spółka zacznie działać 15 stycznia, w lutym będzie zatrudniać przeciętnie 51 osób. Średnie zatrudnienie wynosi więc 51 osób. Musi zatem założyć radę.

Bazowa do innych rachunków

Według średniej liczby pracowników przedsiębiorcy ustalają także inne wartości konieczne do poprawnego układania stosunków z personelem czy samą radą pracowników. Średnia ta jest także podstawą liczenia:

10 proc. pracowników, którzy mają złożyć wniosek o organizację wyborów

Dotyczy to wyłącznie tych zakładów, które nie mają u siebie związku reprezentatywnego lub mają przynajmniej dwa, ale nie mogą się porozumieć.

Tylko wówczas zatrudnieni składają wniosek o przeprowadzenie wyborów.

W tych okolicznościach sposób liczenia średniego zatrudnienia według sześciu miesięcy przed datą zawiadomienia pracowników o wyborach znowu zawodzi.

To oczywiste – najpierw pracownicy składają wniosek, a dopiero potem szef informuje ich o wyborach. Dlatego ponownie ustalamy inne daty graniczne – najlepiej 23 marca 2008 r., a dla firm, które pułap przynajmniej 50 osób osiągną później – dzień powiadomienia przez pracodawcę o osiągnięciu tego pułapu. Załóżmy, że pracownicy złożą 30 marca wniosek o organizację wyborów do rady, a średni stan zatrudnienia spółki od 1 września br. do końca lutego 2008 r. wyniesie 56 osób. Wniosek musi zatem złożyć przynajmniej pięciu pracowników.

grupy 10 lub 20 proc. zatrudnionych, którzy zgłaszają kandydatów do zasiadania w radzie

Tu już wprost da się zastosować regułę z art. 7 ust. 1 ustawy, czyli wyliczyć przeciętny stan zatrudnienia z sześciu miesięcy poprzedzających dzień zawiadomienia przez pracodawcę o terminie wyborów. Niektórzy eksperci uważają, że reguła z art. 7 ust. 1 ustawy (ustalanie przeciętnego zatrudnienia z sześciu miesięcy poprzedzających dzień powiadomienia przez pracodawcę o wyborach) wpływa jedynie na ustalanie liczebności rady pracowników. Kwestię tę rozwiąże zapewne dopiero orzecznictwo.

ZNACZNY SPADEK LICZEBNOŚCI ZAŁOGI DELEGALIZUJE ORGAN PRZEDSTAWICIELSKI

Zmniejszenie średniej liczby zatrudnionych poniżej minimalnego pułapu jeszcze przed powstaniem rady pracowników zwalnia cię z obowiązku jej tworzenia

Ewidencjonując na bieżąco średnią liczbę zatrudnienia w firmie, wychwycimy moment osiągnięcia limitu przynajmniej 50 osób. To znak, że musimy się szykować do powołania rady. Zaczynamy od powiadomienia pracowników o osiągnięciu pułapu 50 zatrudnionych. Informację tę przekazujemy im niezwłocznie, w sposób u nas przyjęty, czyli np. każdemu w odrębnym piśmie, przez firmowy radiowęzeł czy intranet albo umieszczając na tablicy ogłoszeń. Ustawa nie precyzuje terminu niezwłocznie. Według niektórych ekspertów chodzi o zawiadomienie dokonane bez zbędnej zwłoki, czyli w ciągu 14 dni od osiągnięcia pułapu obligującego do zakładania rady >patrz druk. W piśmie należy podać:

datę sporządzenia,
adresata lub adresatów,
datę osiągnięcia przez pracodawcę pułapu minimum 50 zatrudnionych i jego skutki (obowiązek powołania rady pracowników),
sześć miesięcy, na podstawie których firma ustalała przeciętne zatrudnienie,
podstawowe informacje o wybieraniu członków rady i procedurze do tego prowadzącej (rodzaj wyborów, konieczność złożenia wniosku o organizację wyborów przez pracowników),
sposób kolportażu informacji wśród załogi.Może się zdarzyć, że między przekazaniem takiego pisma a wyborami do gremium upłynie kilka miesięcy.

– Co zrobić, jeśli w tym czasie średnie zatrudnienie w przedsiębiorstwie obniży się poniżej minimum 50 osób? Albo wtedy, gdy spadek taki nastąpi już po powstaniu rady pracowników? Czy niweczy to wszystkie przygotowania do wyborów i zwalnia firmę z obowiązku wyłaniania rady? – pytają pracodawcy.

Według inspekcji pracy, tak. „Do 23 marca 2008 r. rady pracowników tworzy się u pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Do pracodawców zatrudniających mniejszą liczbę pracowników ustawa nie ma zastosowania. To samo odnosi się do pracodawców, u których nastąpiło zmniejszenie zatrudnienia poniżej 100 pracowników. Do takich pracodawców nie stosuje się przepisów ustawy (art. 1 ust. 2 a contrario). Z powyższego względu brak jest podstawy prawnej do dalszego funkcjonowania rady pracowników u pracodawcy, u którego zatrudnienie spadło poniżej limitów ustawowych” – wyjaśniła inspekcja w odpowiedzi na pytanie DF.

Informacja o osiągnięciu limitu przynajmniej 50 zatrudnionych w firmie Wakat spółka z o.o. z 15 kwietnia 2008 r.

Pan Jan Grabarczyk

główny ślusarz

Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550) informuję, że:

- w firmie nastąpiło 10 kwietnia 2008 r. osiągnięcie średniego zatrudnienia minimum 50 osób, które zobowiązuje do tworzenia rady pracowników;

- spółka ustalała średnie zatrudnienie z okresu od października 2007 do marca 2008 r.;

- w spółce nastąpi wybór rady pracowników w sposób demokratyczny. Każdy z pracowników będzie więc mógł oddać głos na swojego kandydata;

- pracodawca czeka na wniosek przynajmniej 10 proc. pracowników o zorganizowanie wyborów do rady pracowników. Bez tego wniosku nie może sam rozpisać wyborów do rady.

Powyższą informację dostanie każdy pracownik firmy Wakat sp. z o.o. za potwierdzeniem odbioru. Oprócz tego została ona wywieszona na tablicy ogłoszeń przy dziale personalnym (pokój 20) na drugim piętrze w siedzibie przedsiębiorstwa przy ul. Kolki 20 w Warszawie. Zainteresowani mogą też ją uzyskać bezpośrednio w dziale personalnym.

Tadeusz Fargot

(dyrektor zarządzający)

Renata Majewska

Rzeczpospolita